Irooniline on see, et ajaplaneerimine on probleem, mis puudutab kõiki, kuid millega kellelgi pole aega tegeleda. Küll aga tasub pisut tähelepanu pühendada sellele, et analüüsida, kuidas me oma aega põletame ja kas on võimalik end paremini organiseerida. Tõhusamalt tööl oldud aja haldamine on võimalik, kuid probleemiga tuleb aktiivselt tegeleda.
Pole kahtlust, et aeg möödub. Ja mida rohkem aega läheb ilma end paremini organiseerimata, seda rohkem me kaotame ja koos sellega energiat ja võimalusi. Seetõttu on oluline analüüsida meie tööpäeva, et mõista, kas on vaja mingeid muudatusi teha .
21 näpunäidet, kuidas tööl aega hallata ja tõhusam olla
Aja juhtimine on keeruline probleem, mis ulatub tootlikkuse suurendamisest kuni tasakaal töö- ja pereelu vahel . Eesmärk on vältida läbipõlemist, luua häid harjumusi ja seada pikaajalised eesmärgid. Planeerimine ja prioriteetide seadmine on meie aja ja elu üle kontrolli taastamise saladus, sõltumata meie ametist. . Jory MacKay pakub 21 strateegiat paremaks ajajuhtimiseks.
Mõistmine, kus meie aeg lõpeb
Aja juhtimine ei tähenda ärevusse sattumist või hirmu selle kaotamise ees. Pigem tähendab see targema kasutamise eeliste mõistmist, nagu MacKay selgitab. Sellest tuleneb esimene strateegiate ja nõuannete rühm:
1. Mõistke, et aja juhtimine on oluline teema. Nagu me ütlesime, ei pea see kartma aja raiskamist, vaid õige juhtimise eeliste mõistmist.
2. Olge realistlik: kui palju tööd saate tegelikult päevas ära teha? Võime pidada aega lihtsalt ressursiks, mida vajame suuremas koguses, kuid rohkema aja olemasolu ei tähenda tingimata, et oleme produktiivsemad. Parim viis selle haldamiseks on planeerida, mille kallal ja millal töötate.
3. Uurige välja, kus toimub ajaleke. Mida paremini mõistate tööpäeva kulgu, seda rohkem mõjutavad teie jõupingutused üldist juhtimist.
4. Seadke igapäevased eesmärgid ja võtke kasutusele jälgimissüsteemid, mis aitavad teil mõista, kuidas oma aega kasutate. Kui teil on üldine nägemus, võite hakata oma päeva muutma.
5. Loo motiveeriv hommikurutiin. Hea rutiin ärkamisel valmistab meid ette produktiivseks tööpäevaks: see on positiivne tõuge, mis saadab meid õhtuni.
6. Tühjendage multitegumtöö . Uuringud kinnitavad seda: inimesel on võimatu keskenduda rohkem kui ühele ülesandele korraga. Kui märkate end kaotamas keskendumisvõimet, peatuge ja kirjutage oma mõtted enne põhiülesande juurde naasmist üles.
Seadke prioriteediks töö kõige olulisem osa ja delegeerige ülejäänud osa
Kui oleme aru saanud, kuhu meie aeg läheb, peame otsustama, millele seda pühendada (ja millele mitte). Sel põhjusel soovitab MacKay meil:
7. Tehke kindlaks kiireloomulised tööd. Mõistmine, mis nõuab kohest tähelepanu ja mis pole oluline või kiireloomuline, aitab meil koostada läbimõeldud kalendri.
8. Kui oled oma prioriteedid paika pannud, ole kategooriline . Valige oma peamised eesmärgid ja keskenduge neile.
9. Kasutage mõne ülesande delegeerimiseks 30X reeglit . See on Rory Vadeni reegel: kulutage 30 korda rohkem aega, mis kulub ülesande täitmiseks, et õpetada kedagi teist seda tegema. Kui võtame aega teise inimese õpetamiseks ja seejärel delegeerime, hoiame aastas kokku 1100 minutit . Või nagu Vaden ütleb, 733% kasv ROTI-s (Investeeritud aja tasuvus).
10. Otsi sõna ei oma sõnavarast . Chicago ülikooli avaldatud artikli kohaselt võimaldab ütlus, et ma ei tee seda, selle asemel, et ma ei saa, võimaldab meil vabaneda soovimatutest kohustustest palju kergemini.
Koostage toimiv päevakava
Kui esimesed on tehtud
11. Sea paika sõiduplaanid, mitte tähtajad . Mackay laenab siin nõu James Clear . Tähtaega taga ajamise asemel (ja siis pettumuse tundmine, kui te lõpuks õigeks ajaks ei jõua), seadke tähenduslik eesmärk ja määratlege tegevuskava.
12. Tee plaane aja, mitte tegevuste põhjal . Jaotage keerulised ülesanded mõõdetava kestusega seanssideks. Jagades päeva ülesannete asemel aja murdosadeks, saame hakata oma ajakava haldama teadaoleva kuupäeva (või kohustuse) alusel.
Kalender on midagi piiratud. Päev sisaldab ainult teatud arvu tunde. See tõsiasi saab selgeks hetkel, kui püüame mahutada ebarealistlikku hulka asju piiratud ruumi.
-Peter Bregman-
13. Planeerige vaheajad ja puhkeajad. Meil on vaja aega puhata ja leppida sellega, et katkestusi tuleb. Selle mittearvestamine tähendab kaootilist töötamist. Ootamatud sündmused on olemas ja meie keha hoiatab meid, kui on aeg pausi teha. Kui me varu ei jäta, võime ootamatult näha oma plaanide kokkuvarisemist.
14. Eraldi il maker aeg dal manager aeg . Lihtne on täita aega rutiinsete ülesannetega ja mitte jätta piisavalt ruumi sisukaks tööks. Üks asi on Tee teine on hallata .
15. Tegevused kogu nädala jooksul. Rühmitage sarnased tegevused kokku ja kasutage töö alustamisest tulenevat hoogu. Rakendage tootlikkusele Newtoni esimene liikumisseadus: liikuv objekt jätkab liikumist.
Kasutage ruumi, et tööl aega motiveerivamalt hallata
Kalender ja ajakava pole ainsad ajahaldusvahendid, mis meil on. Mackay soovitab mõnda strateegiat, mida kontoris kasutada, mis võivad mõjutada meie tööviisi.
16. Proovige meetodit popkorn aja avamiseks. Töökoha asukoha muutmine päeva jooksul võib olla hea viis motivatsiooni ja tootlikkuse säilitamiseks. See on Joel Runyoni pakutud tehnika ja see toimib järgmiselt:
- Kirjutage paberile üles kõik oma töökohustused selleks päevaks.
- Jagage see nimekiri kolmeks võrdseks osaks või osaks (vt punkt 15).
- Valige iga tööpartii jaoks kolm erinevat jaama.
17. Töötage oma keha energeetilist rütmi järgides. Korraldage oma tööd enda jaoks kõige funktsionaalsemal viisil. Ärge mõelge ainult aja juhtimisele, vaid ka sellele energiat .
Kaitske oma aega
Kunagi ei tule puudust olukordadest, mis püüavad teie aega hõivata. Aega tuleb kaitsta, et vältida selle ebaõiget kasutamist. Mackay annab järgmise nõuande.
18. Kasutage õigete asjadega tegelemiseks strateegilist laiskust . Strateegilise laiskuse kontseptsioon hõlmab oluliste töökohtade ja ülesannete eelistamist ning vähemtähtsate jaoks väikese laiskuse lubamist.
Miski pole vähem produktiivne kui tõhus teha seda, mida ei tohiks üldse teha.
-Peter Drucker-
19. Kaitske automaatselt oma läbiräägimatut aega. Oluline on jälgida, et keskendumist nõudev töö jätkuks probleemide ja katkestusteta. Selleks on hädavajalik vältida segajaid. On tööriistu, mis võimaldavad teil teistega automaatselt suhelda, kui te pole saadaval. Teise võimalusena leidke viis suhtlemiseks, et olete keskendunud ja ei taha, et teid segatakse.
20. Kasutage Ivy Lee meetodit, et oma päev hästi lõpetada. Ivy Lee soovitab maksimaalse tootlikkuse saavutamiseks lihtsat viieastmelist igapäevast rutiini.
- Iga tööpäeva lõpus pane kirja kuus kõige olulisemat asja, millega pead järgmisel päeval tegelema. Ärge kirjutage rohkem kui kuus ülesannet.
- Järjesta need kuus üksust tähtsuse järjekorras.
- Järgmisel päeval keskenduge oma esimesele tööle. Lõpetage see enne teise juurde liikumist.
- Jätkake ülejäänud loendiga samamoodi. Päeva lõpus teisaldage lõpetamata ülesanded järgmise päeva loendisse.
- Korrake seda protsessi igal tööpäeval.
21. Ära unusta vaba aja eeliseid. Aja juhtimine ei tähenda ainult töötamist. Et leida oma tööelus tasakaal, mis hoiab meid tervena ja õnnelikuna, peame meeles pidama puhkamisele, vaba aja veetmisele ja puhkamisele pühendatud aega sotsialiseerimine .
Tööl aja parem juhtimine: võimalik väljakutse
Tööaja juhtimine ja produktiivsem olemine on väljakutse, mis on kõigile jõukohane . Siiski tuleb peatuda ja mõelda, mida me teeme, kuidas me seda teeme ja mida me tegelikult tahame saavutada. Tegemine ei tähenda tingimata töötamist või lõpetamist.
Seetõttu pühenda vajalik aeg oma rutiini uurimiseks ja tegevuste ajakava muutmiseks. Nende näidustuste abil on lihtsam oma töö- või õppepäeva korraldada ja paremaid tulemusi saavutada.
